Etkili E-Mail Gönderme Rehberi - Doğru Mail Göndermek için 10 İpucu


23 Ocak
Etkili E-Mail Gönderme Rehberi - Doğru Mail Göndermek için 10 İpucu

Doğru mail göndermek için yapılması geren 10 kuralı açıklamay çalıştık....

23.01.2019 | Nasıl Yapılır? | Rehber.com.tr

Günlük hayatımızda olsun iş hayatımızda olsun e-mail göndermek, mail almak önemli bir yer tutuyor. Bazen bir iş başvuruş yaparken, bazen bir fikir, görüş sorarken mail kullanıyoruz. Hayatımızda bu kadar önemli bir yere sahip olan mail gönderirken dikkat edilmesi gereken bir takım kurallar var. Bir çok insan özellikle genç arkadaşların e-posta atarken uyulması gereken kurallara dikkat etmediğini veya önemsemediğini görüyoruz. Atılan her mail karşı tarafta sizinle ilgili bir kanaat oluşturuyor. Sizin tahsil düzeyiniz, bilgi seviyeniz, insanlarla olan ilişkileriniz, insanlara hitap şekliniz gibi bir çok şey hakkında telkinde bulunuyor. Mail gönderdiğiniz kişilerin sizinle ilgili olumlu bir kanaate sahip olmaları, talebinizin yerine getirilmesi için aşağıda yazılacak kurallara dikkat etmenizi öneririz. Zira dikkat etmemeniz halinde gönderdiğiniz e-postanın gayri ciddi bulunmasında ve daha az önemsenmesine sebep olur.

Mail yazarken dikkat edilecek 10 altın kural hakkında bilgi vermek istiyoruz. Bunlar,

hatasız mail gönderme

  1. Mailinizi yazmaya mutlaka bir selamlaşma ile başlayın.

Bir çok kişi mail yazarken hiç selam sabah demeden direkt konuya giriyor. Nasıl ki bir kompozisyon da giriş gelişme ve sonuç bölümü varsa mail gönderirken bu şekilde bir kural vardır. Selam vermek e-mail göndermenin giriş bölümüdür.  Mail göndereceğiniz kişiye öncesinde “Merhaba, selamlar” gibi hitap cümlesiyle başlayın.

Selam verme konusunda bazen isimden öncemi olmalı sonra mı olmalı şeklinde tereddüt yaşanıyor. Önemli olan selam vermektir. Selam verinde bu ister isimden önce olsun isterse de isimden sonra olsun. E-Mail gönderdiğiniz kişi tanımadığınız biri ise mutlaka bey, hanım şeklinde hitap edin. Kırk yıllık ahbapmışsınız gibi mail atılmamalı.

  1. Mailinizi iyi bir dilek ile bitirin.

Kompozisyon da ki sonuç bölümü, mail gönderme de mail gönderilen kişiye iyi dileklerde bulunmaktır. Eğer mail gönderdiğiniz kişi makam veya statü olarak sizden üstünse ki bu resmi bir kurum veya işletmede olabilir mailinizi “Saygılarımla” şeklinde bitirin. Aslında bütün maillerden sonra “saygılarımla” şeklinde bitirmek daha doğru olur. Bunu bir alışkanlık haline getirin. Mail gönderdiğiniz kişiyi önceden tanıyorsanız veya sizin altınız ise o zaman “kolay gelsin” hitabıyla bitirebilirsiniz. Mail gönderdiğiniz kişiyi hiç tanımıyorsanız “İyi çalışmalar” gibi ifadeyle bitirmeniz en doğrusu olur.

  1. Konu satırına konuyu yazın.

En çok yapılan yanlışlardan biride mailde konu bölümünü boş bırakmaktır. Mail gönderilen kişinin mailinizi açması için konunun ilgisini çekmesi, hatırlaması için konunun yazılması gerekli. Yani siz bu maili o kişiye niçin gönderdiniz onu konu satırında belirtmelisiniz. Siz belki az mail alabiliyor olabilirsiniz, konu kısmı sizin için önemli olmayabilir. Ama günde onlarca, yüzlerce mail alan biri için konu yazmanız en az mailinizin içeriği kadar önemli. Konu kısmında konuyu yazmazsanız ve mail gönderdiğiniz kişiyi önceden tanımıyorsanız sizi temin ederim ki mailinizi okunmadan siliniyordur. Sanırım böyle bir şeyin olmasını kimse istemez.

Konu kısmında yapılan önemli yanlışlardan biride konu kısmını yazmayı abartıp mailin bütün içeriğini konu kısmına yazıp göndermektir. Konu kısmı son derece kısa, öz, meramı, isteği kısaca belirten nitelikte olmalı. Özellikle konu başlığının mail içeriğini özetlemesi okuyan kimsenin konuyu anlamasını ve gelecekte konuya ilişkin aramanızı kolaylaştırır.

  1. Konuya ÖNEMLİ, ACİL şeklinde baskı yaratan ifadeler yazmayın.

Konu kısmına önemli, acil gibi ifadeler yazmak son derece yanlış. Belki mailinizin bir an önce açılıp okunmasını istiyorsunuz ama bu şekilde yazmanız mailinizin açılmasını hızlandırmaz. Eğer bu sizin için hayati bir konu ise telefonla iletişim kurun. Böylece derdinizi daha iyi hem de daha detaylı anlatırsınız. “Acil” demek ölüyorum, yangın çıktı filan demektir. Acil kelimesini vara yoğa kullanmayınız!

  1. Açık ve anlaşılır ifadeler kullanın.

Gönderdiğiniz mailin metni son derece kısa ve öz olsun. Gereksiz cümle tekrarlarından kaçının. Sizin zamanınız olabilir. Ama mailinizi okuyan kişinin bu kadar zamanı olmayabilir. Şu konuda da sizi temin ederim ki ilk defa mail gönderdiğiniz kişiye çok uzun mail gönderdiğinizde okumadan siliniyor. Detay mail göndermek istiyorsanız ilk mailinizde kısaca konunun özünden bahsedersiniz “dilerseniz veya uygun görürseniz detaylı bilgi vereyim” dersiniz, bu talebiniz olumlu karşılanırsa ikinci mailinizde detaylı anlatırsınız.

  1. Eğer bir dosya paylaşmak için mail atıyorsanız boş mail atmayın.

Bazen birisine dosya veya bir görsel göndermemiz gerekebiliyor. En çok yapılan yanlış dosyayı ekleyip boş olarak mail göndermektir. Oysa dosya eklerken açıklama kısmına okuyan kişinin gönderilen dosyanın ne ile ilgili olduğunun hatırlaması için “şu konu ile ilgili dosya ekte gönderilmiştir. Saygılarımla” denmesi son derece yararlı olur. Hatta şöyle yapmanız daha da en doğrusu olur. Göndereceğiniz dosyanın ismi bazen tarayıcı tarafından veya sistem tarafından otomatik isimlendiriliyor. Dosyayı göndermeden önce dosyanın ismini gönderdiğiniz konu ile değiştirin. Böylece o dosyayı indiren ya da gören kişi o dosyanın ne ile ilgili olduğunu daha kolay hatırlar.

  1. ???? yada !!!! gibi işaretler kullanmayın.

Gönderilen maillerde konu veya içerik kısmında ???? yada !!!! gibi işaretler kullanılıyor. Bu işaretlerin kullanılma yerleri bellidir. Bu yerlerin dışında kullanılması anlamsız ve gereksiz duruyor.

doğru-email-gonderme

  1. Cümleleri büyük harfler kullanarak yazmayın.

Göndermiş olduğunuz mailin başlığını ve içeriğini kesinlikle büyük harflerle yazıp göndermeyin. Büyük harflerle yazıp göndermeniz bilgisayar yazışma dilinde bağırdığınız anlamına gelir.

  1. Kızgınken e-posta yazmayın.

Daha önce birkaç kere mail göndermişsinizdir ve  size geri dönüş yapılmamıştır. Sizde bu duruma kızmış olabilirsiniz. Bu kızgınlık döneminizde veya kızgın olduğunuz zaman dilimlerinde kesinlikle mail göndermeyin. Kızgınlık duygusal bir durumdur. İnsan da duygusal anında kendini doğru ifade edemez, mantıklı cümleler kuramaz, saygı sınırını koruyamaz. Buda ilerde telafisi zor durumlar doğurur. O yüzden kızgınlık, sinirlilik hallerinizde mail göndermeyin.

  1. Göndermeden önce son bir kez mutlaka okuyun.

Mailinizi gönderirken  cümleniz biter bitmez hemen “Gönder” tuşuna basmayın. Yazdığınız metni bir kere okuyun. Noktalama işaretlerine dikkat etmişmiyim diye bakın. Yanlış yazmış olduğunuz kelime yada cümle varsa düzeltin. Konu kısmına bakın konuyu yazmışmıyım diye. Bitirirken iyi dilekte bulunmuşmuyum. Gönderdiğiniz kişi sizi tanımıyorsa ve mail adresinizde sizi ifade etmeyen kelimelerden oluşuyorsa en alta isminizi, ünvanınızı mutlaka yazın.

Görüldüğü üzere mail göndermeye “sadece bir mail gönderiyorum, ne olacak ki?” diye bakmamak lazım. Mail göndermek sizin talebinizin karşılanması, sizinle ilgili kanaat oluşturması açısından önemli.

Sizin de mail gönderme ile ilgili ilave etmek istediğiniz bir madde veya yaşadığınız bir örnek olay olursa yorum kısmından bize yazın. Bu makalemizi sevdiklerinizin de okuması, onlarında mail gönderirken yanlış yapmaması için mutlaka paylaşın. Unutmayın paylaşmak mutluluktur.


Etiketler: Etkili E-Mail Gönderme Rehberi - Doğru Mail Göndermek için 10 İpucu